Comment puis-je importer des participants ?

Si tu as plus d'une poignée de participant·es, la meilleure solution est de les importer via Excel. Il suffit de suivre les étapes ci-dessous.

1) ) Télécharge le template Excel

Télécharge le template Excel. En utilisant ce template, tu t'assures que le fichier contient les informations nécessaires et qu'il est correctement formaté.

2) Saisis tes données

La première étape consiste à obtenir une liste contenant les informations pertinentes sur les participant·es. Pour la plupart des entreprises, une telle liste peut être exportée de la base de données des RH. Le plus simple est d'envoyer le template à une personne qui peut faire des exportations à partir de la base de données RH et de lui demander de le remplir pour toi.

Bon à savoir :

• Seuls les champs Prénom (First name), Nom (Last name) et E-mail sont obligatoires. Tous les autres champs sont facultatifs. Leur utilisation te donnera plus de possibilités lorsque tu travailles avec Pulse (voir ci-dessous pour plus de détails).
• Tu peux apporter des modifications à ta liste de participant·es ultérieurement, directement dans Pulse (par exemple, corriger des erreurs, affecter des participant·es à d'autres équipes etc.)

Voici un exemple de liste. Voir ci-dessous pour plus de détails sur les différents champs.

Prénom et nom (First name, Last name)

Les noms des participant·es sont utilisés dans tout Pulse, par exemple dans les e-mails et le tableau de bord des résultats. Si tu as plusieurs participant·es portant le même nom, il faudra utiliser des adresses électroniques différentes pour eux/elles (ce qui est probablement le cas dans tans entreprise) et – si tu utilises ce champ – des numéros de participant·es différents.

E-mail (E-mail)

Assure-toi à ce que chaque adresse électronique ne figure qu'une seule fois dans la liste. Les adresses électroniques ne doivent pas non plus contenir de caractères spéciaux (par exemple, ö, ä, ç). Pulse peut les gérer, mais la plupart des systèmes ne le peuvent pas. Si tu as une adresse électronique avec un caractère spécial, il est probable que ce soit une erreur.

Numéro de participant·e (Participant number) (facultatif)

Le numéro de participant·e est un numéro unique pour chaque participant·e (par exemple, le numéro d'employé). Cela te permet de préserver l'historique des participant·es même s'ils/elles changent de nom ou d'adresse électronique (par exemple, en cas de mariage). En d'autres termes, les participant·es peuvent toujours voir tous les commentaires de leurs coéquipier·ères avec les noms et les photos qui ont été soumis avant qu'ils ne changent leur nom ou leur adresse électronique. Ce numéro ne doit pas changer pour un·e participant·e particulier·ère. Tu peux également utiliser du texte ou une combinaison de chiffres et de texte.

Équipe(s) (Team(s)) (facultatif)

L'affectation des participant·es aux équipes présente deux avantages :

1. Les résultats peuvent être affichés pour chaque équipe (en plus des résultats globaux).
2. Les commentaires sont affichés avec le nom et la photo uniquement aux membres de l'équipe et sous une forme anonyme à tous les autres.

Tu peux également créer une hiérarchie d'équipes. Cela te permet de représenter la hiérarchie de ton entreprise dans Pulse. Pour ce faire, il suffit de dresser la liste de toutes les équipes auxquelles les participant·es appartiennent. Commence par le niveau hiérarchique le plus élevé et sépare les équipes par > (par exemple, Ventes > Support > Équipe Lausanne).

Les participant·es qui ne sont pas affecté·es à une équipe spécifique seront placé·es au niveau de l'entreprise (c'est-à-dire au niveau hiérarchique le plus élevé). Un exemple est le PDG qui ne fait généralement pas partie d'une équipe.

Bon à savoir : Un participant peut également faire partie de plusieurs équipes. Dans ce cas, ajoute toutes les équipes du/de la participant·e dans le même champ, séparées par && (Équipe 1 && Équipe 2 etc.).

Langue (Language) (facultatif)

Si tu attribues une langue à tes participant·es, le système s'affiche automatiquement dans la bonne langue (y compris les e-mails).

Utilise les codes de langue suivants :

• Anglais = EN
• Allemand = DE
• Français = FR
• Italien = IT

Si aucune langue n'est fournie, la langue standard sera utilisée. Cette langue est fixée par l'administrateur·rice. Les utilisateur·rices peuvent changer la langue directement dans Pulse. Ce changement a priorité sur les langues attribuées dans la liste des participant·es.

3) Chargement de la base de données

Dans la section Admin de Pulse, navigue jusqu'à Participant·es et clique ensuite sur Ajouter participant·es. Choisis l'option Importer avec Excel et suis les instructions.

4) Révision de la base de données (facultatif)

Pour t'assurer que ta base de données de participants est correcte, te peux télécharger un aperçu des équipes. Il contient une liste de toutes les équipes et de leurs membres. Dans la section admin de Pulse, navigue jusqu'à Participant·es et clique sur Télécharger les données dans l'en-tête du tableau des participants. Sélectionne Aperçu des équipes dans la liste déroulante.