Pourquoi les échanges réguliers de feedback avec tes collègues te font gagner du temps
De Nils Reisen le 30.11.2022 | 5 minutes de temps de lecture
Steve était en chemin pour aller travailler. Il faisait agréablement chaud, plutôt inhabituel pour un jour d'octobre en Suisse. En général, il est de bonne humeur sur le chemin du bureau. Aujourd'hui, c'était différent. La réunion prévue à 9 heures avec sa cheffe Doris l'attendait. Doris voulait lui donner « un peu de feedback ». Il ne savait pas pourquoi, mais il avait un mauvais pressentiment.
Surpris, il ne l'était pourtant pas. Ils avaient eu quelques rencontres étranges la semaine précédente. Doris avait multiplié les remarques critiques et lui avait lancé des regards bizarres qu'il avait du mal à interpréter. Depuis que Doris avait convoqué cette réunion, Steve avait du mal à se concentrer sur son travail.
Pendant qu'il attendait son bus, il était si agité que même le chant des oiseaux le dérangeait, en ce matin d'automne pourtant si agréable.
Beaucoup de bruit pour rien ?
Lorsqu'il entra dans la salle, Doris était déjà assise à la petite table au centre de la salle de réunion. Elle le salua chaleureusement, mais sa tension était palpable. Elle aussi semblait mal à l'aise à l'idée de cette rencontre.
Après un début un peu maladroit, ils se retrouvèrent rapidement plongés dans une discussion animée. Tous deux comprirent que les principales causes de leurs irritations mutuelles étaient des malentendus et des suppositions erronées. Cela avait donné lieu à une multitude de théories sur les raisons du comportement de l'autre. Ces théories étaient certes logiquement fondées, mais elles reposaient sur des suppositions dont la plupart pouvaient être rapidement réfutées.
Reconnaître ces malentendus et clarifier les suppositions sous-jacentes fut inconfortable pour tous les deux. Steve comme Doris furent choqués de voir à quel point leurs hypothèses étaient éloignées de la réalité. Pourquoi avaient-ils investi autant de temps et d'énergie mentale dans des interprétations fondées sur de simples suppositions ? Pire encore : tous deux attribuaient le comportement de l'autre à des intentions négatives, et non à un manque d'informations, à des malentendus ou à de fausses suppositions.
Steve et Doris ressentirent un grand soulagement lorsqu'ils eurent clarifié leurs suppositions et partagé les raisons de leurs comportements, leurs motivations et leurs objectifs. La réunion était initialement prévue pour 30 minutes, mais elle dura plus de trois heures. À la fin, tous deux avaient complètement révisé leur opinion sur l'autre et étaient un peu déçus d'eux-mêmes d'avoir tiré des conclusions hâtives. Ils étaient désormais prêts à repartir sur de nouvelles bases et quittèrent la salle de réunion avec euphorie.
Que s'était-il passé ?
Comment avait-il été possible que tant de malentendus et de fausses suppositions s'accumulent en si peu de temps ? Qu'avaient-ils fait ? La réponse est simple : rien. Et c'était précisément le problème.
Lorsque Steve et Doris avaient commencé à collaborer quelques mois auparavant, ils discutaient de leurs objectifs, échangeaient des informations et remettaient en question leurs suppositions. Ils étaient parfaitement alignés.
Steve s'adaptait de mieux en mieux à son nouveau rôle et se manifestait moins souvent auprès de Doris. De son côté, Doris gagnait en confiance envers Steve et son besoin d'informations actualisées diminuait. Entre-temps, le monde autour d'eux évoluait lentement mais sûrement, et ces changements avaient une grande influence sur eux et leur travail.
La représentation ci-dessous montre comment Steve et Doris ont évolué dans des directions différentes au fil du temps. À chaque événement survenu dans leur vie professionnelle (par exemple lorsque de nouvelles informations devenaient disponibles ou que le résultat d'une décision était connu), leurs chemins, c'est-à-dire leur vision de leur environnement, se déplaçaient progressivement d'un côté ou de l'autre. Au fil de leur parcours, chacun·e construisait une nouvelle réalité pour soi.
Alors qu'ils étaient parfaitement alignés au début de leur collaboration, leurs chemins s'étaient considérablement éloignés quelques mois plus tard. La surface entre les lignes illustre l'inefficacité croissante.
Figure 1 : Alignement uniquement après l'apparition de problèmes : grande inefficacité
Il leur devenait de plus en plus difficile d'interpréter le comportement de l'autre. De leur point de vue respectif, cela leur semblait incorrect, étrange ou inefficace. Cela devint évident lorsque des problèmes surgirent : Steve transmettait de fausses informations aux client·es, Doris semblait se contredire et prenait des décisions incompatibles avec les objectifs de l'équipe.
Il fallut beaucoup de temps pour identifier les causes et résoudre les problèmes. De même que la réunion de trois heures qui fut nécessaire pour ramener la collaboration, et leur relation, sur un terrain plus serein. On imagine à peine ce que leur collaboration et leur relation seraient devenues si cette conversation avait eu lieu des mois plus tard, ou pas du tout. La bonne nouvelle : on peut faire en sorte que de tels problèmes ne surviennent pas.
Comment éviter cela ?
Steve et Doris sont des personnages fictifs, mais j'ai souvent observé leur histoire dans la réalité. Et peut-être que la même chose se passe en ce moment dans ton organisation.
Pour éviter de telles situations, il faut un alignement continu : sur nos dernières découvertes, idées, plans et notre compréhension générale du travail. Plus tôt on remarque que les chemins s'éloignent, plus il est facile de corriger le cap. Et plus vite on se retrouve, moins l'inefficacité est grande.
Figure 2 : Alignement fréquent : moins de problèmes et d'inefficacités
Ça paraît simple, non ? Je passe tous les quatre mois une à deux heures avec chacun·e des membres de mon équipe pour donner et recevoir du feedback et aligner nos chemins. Cela peut sembler beaucoup de temps. Mais compte tenu des effets extrêmement positifs et de la prévention de problèmes bien plus chronophages, comme dans l'histoire de Steve et Doris, cela en vaut largement la peine. Autrement dit : prendre du temps pour le feedback n'est pas un coût inutile, mais un investissement qui permet d'économiser du temps sur le long terme.
De plus, un alignement régulier a un effet positif sur nos relations, notre motivation et surtout notre performance, parce que nous repensons continuellement notre collaboration et l'adaptons à la situation actuelle.
À essayer aussi à la maison
Des schémas similaires peuvent d'ailleurs s'observer dans les relations personnelles : il arrive fréquemment que des partenaires évoluent dans des directions différentes au fil du temps, sans s'en apercevoir.
Le travail, les loisirs et les enfants influencent la façon dont nous percevons le monde qui nous entoure et dont nous façonnons notre vie. Nous modifions continuellement nos comportements, nos croyances et nos convictions. Si des partenaires n'échangent pas en permanence sur leurs expériences, leurs valeurs, leurs préoccupations et leurs objectifs, il se peut qu'un matin ils se réveillent et se demandent soudainement qui est la personne allongée à côté d'eux.
Ici aussi, un échange permanent est important : sur ce qui nous tient à cœur, sur la façon dont nous interprétons les événements de notre vie et sur ce qui nous rend actuellement heureux·se, optimiste, triste ou anxieux·se. En communiquant ouvertement et en écoutant attentivement, on peut sans cesse découvrir de nouvelles choses sur son·sa partenaire et sur soi-même. Et on peut apprécier le chant des oiseaux (et les écouter communiquer entre eux).
