Gestione del cambiamento

Cos'è la gestione del cambiamento

Le aziende cambiano costantemente attraverso fusioni, nuove assunzioni, licenziamenti e modifiche dei processi. Oltre alle riorganizzazioni interne che le aziende devono affrontare, anche le rispettive condizioni generali sono in costante cambiamento.

La gestione del cambiamento offre metodi e approcci per dirigere i processi aziendali che portano a cambiamenti interni ed esterni. Superare la resistenza al cambiamento è una grande sfida che coinvolge individui, gruppi, sistemi obsoleti e le relative funzionalità.

Qui apprenderai come gestire con successo il cambiamento nella tua azienda, comprenderai quali siano gli errori comuni e quali metodi ti potranno aiutare a garantire la sostenibilità dei tuoi cambiamenti.

Gestione del cambiamento vs. trasformazione aziendale

Nella letteratura, la gestione del cambiamento e la trasformazione aziendale sono spesso usate in modo intercambiabile. Però, come si differenziano l'una dall'altra? La gestione del cambiamento deriva da circostanze che innescano una reazione volta a pianificare il cambiamento con un obiettivo finale prefissato. D’altro canto, la trasformazione aziendale riguarda principalmente la riorganizzazione olistica di un'azienda. Pertanto, la gestione del cambiamento si riferisce a processi minori, mentre la trasformazione aziendale racchiude cambiamenti profondi che interessano l’intera azienda. È un processo a lungo termine senza una data precisa di conclusione (Behrend, n.d.).

«Change fixes the past, transformation creates the future.»

Tanmay Vora
Director R&D, India

I quattro motivi principali per cui la gestione del cambiamento non funziona

L’approccio tradizionale al cambiamento si basa su principi di gestione progettuale che prevedono delle scadenze entro le quali il progetto di “cambiamento” deve essere implementato. Questo viene quindi elaborato come un progetto definito con fasi statiche.

Tuttavia, negli ultimi anni si è verificata una decisa rivalutazione della gestione del cambiamento. Si è compreso che questa offre migliori risultati quando viene modellata attivamente dal basso verso l'alto e non viceversa. Alcuni studi hanno dimostrato che i cambiamenti diretti dal basso verso l'alto vengono implementati più efficacemente perché i dipendenti possono esercitare la propria influenza a livello strutturale. (Kellogg, 2019).

1. Mancanza di attenzione sulle persone

Ogni cambiamento deve provenire dall'interno. Coloro che gestiscono i cambiamenti conoscono precisamente il motivo della loro attuazione e sanno quale sia la visione di base. Tuttavia, le persone interessate dai cambiamenti sono raramente consapevoli delle idee fondamentali. Questo si traduce in una mancanza di motivazione a implementare i cambiamenti e mantenerli nel lungo periodo. Dato che i dipendenti sono la forza motrice di un cambiamento duraturo, devono essere convinti della bontà del progetto.

2. Mancanza di riflessione sul processo di cambiamento

Quando si valuta un cambiamento è importante proiettarsi nel futuro, riflettere su ciò che è successo finora ed essere attenti a individuare le difficoltà e gli ostacoli. Il cambiamento è raramente un processo lineare; funziona in modo migliore se il percorso verso gli obiettivi viene adattato costantemente in base a una serie ciclica di feedback.

3. Condizioni quadro rigide

Quando non sussistono le condizioni strutturali adatte al cambiamento, spesso il progetto fallisce prima di iniziare a causa di mancanza di risorse, supporto insufficiente e strutture organizzative rigide. La situazione è perfino peggiore quando ci si trova nel mezzo del cambiamento e le risorse non sono sufficienti a raggiungere l'obiettivo. Pertanto, è fondamentale definire le condizioni strutturali necessarie e pianificare accuratamente ogni aspetto prima di iniziare il processo di cambiamento.

4. Carenza di feedback

Spesso capita che i responsabili del cambiamento non raccolgano abbastanza feedback dalle persone direttamente interessate. Ciò significa non possedere una visione chiara delle conseguenze non pianificate e questo porta a difficoltà nell’adattarsi in modo flessibile alle nuove problematiche. Quindi, è importante raccogliere regolarmente dei feedback da tutte le persone coinvolte nei cambiamenti.

Per ragionare sul processo e capire se il cambiamento sia stato implementato in modo efficace e sostenibile, puoi avvalerti delle seguenti domande:

Domande guida durante il processo di cambiamento:

• Hai fissato obiettivi realistici per il cambiamento?
• I responsabili comunicano efficacemente a tutte le parti interessate i cambiamenti previsti, il loro contesto e i rispettivi obiettivi?
• Tutte le parti interessate sono coinvolte e comunicano tra loro durante il processo?
• Le incertezze sono affrontate e gestite in modo da raggiungere l'obiettivo?
• I responsabili sollecitano dei feedback relativi al processo e alle problematiche?

Quali sono i fattori che portano al successo della gestione del cambiamento?

Google è spesso lodata per le sue pratiche innovative e scientifiche, specialmente per quanto riguarda le risorse umane. Tuttavia, anche Google si è trovata in situazioni nelle quali molti cambiamenti pianificati si sono dimostrati inadeguati o non hanno portato a buoni risultati. L’azienda ha perciò testato diversi approcci di riorganizzazione e grazie all’uso dei sondaggi, ha scoperto che meno del 50% dei dipendenti comprendeva la logica dietro i cambiamenti. Allo stesso modo, meno del 50% dei dipendenti si sentiva stimolato dai dirigenti durante la trasformazione. La soluzione? L’azienda ha compreso che i dipendenti non dovrebbero partecipare al cambiamento solo nella fase finale, ma dovrebbero essere coinvolti fin dall'inizio. Invece di implementare dei cambiamenti predefiniti, i dipendenti sono stati subito resi parte del processo decisionale in 4 fasi:

Le quattro domande chiave da porre prima del cambiamento:

• Perché? Il motivo dei cambiamenti
• Cosa? La visione di come dovrebbe essere in futuro
• Chi? Le principali parti interessate dai cambiamenti
• Come? Come dovrebbe essere implementato il cambiamento

Perché i sondaggi tra i dipendenti sono l'elemento chiave per una gestione del cambiamento orientata agli obiettivi

Modificando il processo di gestione del cambiamento, si sono assicurati che il 100% dei manager e l'80% dei dipendenti capissero le ragioni dei cambiamenti e li implementassero con un tasso di successo pari al 90%. L’elemento più importante è stato la comunicazione diretta con i team, rispondendo alle domande fondamentali e ascoltando regolarmente i feedback dei dipendenti. Questo si è dimostrato l'unico modo per scoprire i veri problemi impellenti e adattare la strategia di conseguenza.

Grazie al coinvolgimento precoce dei dipendenti e ai feedback regolari, è stato possibile ottenere:

• Entusiasmo nei dipendenti
• Identificazione con i valori aziendali
• Cambiamento culturale continuo e rafforzato dai dipendenti stessi

Il coraggio di contribuire a plasmare il futuro

Spesso, il cambiamento significa incertezza e obiettivi poco chiari per i dipendenti: perché si trovano di fronte a decisioni definitive provenienti dall'alto. Questo aumenta l'importanza di elaborare insieme le misure, permettendo ai dipendenti di dar forma attivamente all'azienda e sviluppare i propri processi e le proprie idee.

La gestione del cambiamento è una sfida che può essere affrontata con una pianificazione accurata. La paura più grande è che si tratti di un pozzo senza fondo che non porti a risultati concreti. Sirkin, Keenan e Jackson (2005) hanno definito i seguenti fattori che portano al successo nella gestione del cambiamento riassumendoli nello strumento DICE.

DICE sintetizza i fattori che portano al successo nella gestione del cambiamento

• D – Duration (durata): il periodo di tempo prima che i cambiamenti vengano implementati. Per i cambiamenti più importanti vengono definite le date da rispettare in merito agli obiettivi principali. In questo caso, la prassi migliore è quella di impostare un periodo più lungo verso la data da rispettare, eseguendo frequenti revisioni.
• I – Integrity (integrità): l'integrità del team nell’implementare i cambiamenti secondo le tempistiche stabilite.
• C – Commitment (impegno): l'impegno mostrato dalla direzione e dal team interessato dalle misure.
• E – Effort (sforzo): lo sforzo richiesto in aggiunta al lavoro regolare.

Perché la gestione del cambiamento è più di una semplice gestione del progetto

Oltre a influenzare i semplici processi, il cambiamento trasforma anche il modo di lavorare di coloro che ne sono interessati. In tal senso, il cambiamento ha un impatto sull'organizzazione, gli individui e i team. Pertanto, si è dimostrato utile confrontare le differenze su vari livelli per ottenere una visione olistica di tutti i fattori cruciali relazionati al cambiamento:

• Organizzazione
• Team
• Individuo

Prestare attenzione a questi diversi livelli amplia la comprensione dell'impatto del cambiamento, quindi aiuta a pianificare e implementare meglio il cambiamento.

L'individuo come centro del cambiamento

I responsabili della trasformazione e i manager incaricati del cambiamento dovrebbero prestare particolare attenzione a come i dipendenti, in qualità di individui, affrontino la trasformazione. Solo prestando attenzione ai dipendenti è possibile implementare il cambiamento in modo efficace e sostenibile. Le seguenti domande ti aiuteranno a individuare il quadro generale e a comprendere il motivo per cui la sensibilità verso gli altri esseri umani è uno dei fattori più importanti nella gestione del cambiamento:

• Come e in base a quali fattori cambia il comportamento degli individui? Perché il loro comportamento è cambiato?
• In che modo imparano gli individui? In che modo i cambiamenti comportamentali diventano parte permanente della personalità?
• Come rendere allettante il cambiamento?
• Come fanno le persone a raggiungere gli obiettivi prefissati?
• Cosa succede alle persone durante il processo di cambiamento e come lo affrontano?
• Come si differenziano le risposte individuali al cambiamento?
• Qual è il modo migliore per implementare efficacemente il cambiamento e cosa serve per mantenere la predisposizione continua ai cambiamenti futuri?

Per maggiori informazioni su queste domande e le relative risposte, raccomandiamo il libro Il potere dell'abitudine: perché facciamo quello che facciamo nella vita e negli affari di Charles Duhigg (2012).

Abbiamo scoperto che frequenti sondaggi tra i dipendenti e feedback regolari sono gli elementi fondamentali per un cambiamento di successo.

Il nostro strumento per i sondaggi Pulse ti aiuta ad ottenere un feedback continuo da tutte le parti interessate. Con il nostro questionario gratuito sulla trasformazione, puoi guidare con fiducia i tuoi dipendenti attraverso gli alti e bassi del processo di cambiamento.

Conclusione

Il successo nella gestione del cambiamento richiede molto più di una buona gestione del progetto. Sono necessari manager empatici in grado di comunicare le ragioni, spiegare l’idea dietro al cambiamento e intervenire rapidamente per affrontare le problematiche inaspettate, mantenendo al contempo tutti gli interessati motivati.

La chiave: un approccio dal basso verso l'alto dove i dipendenti siano coinvolti nel processo fin dall’inizio e possano costantemente riflettere sui cambiamenti.

Prima di qualsiasi cambiamento, valuta con il tuo team le domande di base: Perché? Che cosa? Chi? Come? Se il cambiamento è necessario, quali sono le ragioni, quali sono gli obiettivi e come possono essere raggiunti. Usando i fattori DICE - Durata, Integrità, Impegno, Sforzo - puoi valutare il successo dell'implementazione del cambiamento.

Il nostro questionario gratuito ti fornisce uno strumento prezioso per dirigere il tuo team attraverso il processo di cambiamento.

Fonte

Hayes, J. (2018). The Theory and Practice of Change Management (5th ed.). London, UK: Palgrave.

Doppler, K. & Lauterburg C. (2008). Change Management. Den Unternehmenswandel gestalten. Frankfurt/New York: Campus Verlag.

Cameron, E. & Green, M. (2020). Making Sense of Change Management (5th ed.). London, UK: KoganPage.

Behrend, F. N.d. Change und Transformation – Ein Paar Schuhe? Retrieved from https://transformation.work/blog/impulse/change-und-transformation-ein-paar-schuhe/.

Kellogg, K. C. (2019) How to Orchestrate Change from the Bottom Up. Retrieved from https://hbr.org/2019/02/how-to-orchestrate-change-from-the-bottom-up.

Cornett, I. (2019). 8 Principles for Leading Successfull Organizational Change. Retrieved from https://www.eaglesflight.com/blog/8-principles-for-leading-successful-organizational-change#:~:text=Successful%20organizational%20change%20requires%20a,the%20change%20is%20implemented%20effectively.

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