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Nous avons récemment eu l’occasion d’assister à différents ateliers lors desquels les membres d'équipes agiles étaient invité·es à donner du feedback à chacun·e de leurs collègues sur leur performance et l'atteinte de leurs objectifs. Même au sein d'équipes agiles, il n'est pas aisé de donner un feedback critique.
Ces ateliers, appelés Team Mastery, ont lieu à intervalles réguliers durant toute l'année, au rythme du PI (program increment). En fin d'année, chacun·e obtient du feedback sur son évolution au cours des derniers mois, à la fois en termes de hard skills et de soft skills, et une évaluation de sa performance et de la réalisation de ses buts.
Toutes ces équipes pratiquent régulièrement le feedback, un des piliers de l’agilité. Nous nous attendions donc à observer des retours constructifs, des remarques parfois plus critiques, une participation active de chacun·e, en résumé : de l’énergie et de l’enthousiasme. Les résultats se sont toutefois révélés plus nuancés.
Voici quelques éléments que nous avons observés et conclusions que nous en avons déduites.
Scrum master, un rôle essentiel
Même dans les équipes agiles, qui tendent à l’autogestion, le rôle de scrum master reste essentiel. Les compétences en facilitation du·de la scrum master permettent à chacun·e de s’exprimer, de participer activement et prendre pleinement conscience des objectifs de la rencontre. Il est donc important que les scrum masters continuent à acquérir de nouvelles compétences et techniques de modération, qui influencent la dynamique du groupe. Une préparation soigneuse prend en outre tout son sens pour une cérémonie comme la Team Mastery. Une évaluation réciproque est souvent nouvelle et inhabituelle; le·a scrum master doit ainsi faire preuve d'une sensibilité particulière et adopter une posture d'encouragement.
Performance globale / performance individuelle
La performance globale résulte de la performance de chacun·e. La plupart du temps toutefois, dans les ateliers auxquels nous avons assisté, le lien entre l’individu, l’équipe puis l’organisation n’était pas fait. Il est fondamental de toujours replacer la performance dans le contexte pour que le·a collaborateur·trice y trouve du sens et voit en quoi il·elle contribue à la réalisation de l’ambition globale. La visualisation des objectifs de l’équipe et de l’entreprise facilite le lien entre le retour fait à chacun·e, les contributions individuelles aux objectifs d’ensemble.
Gestion des conflits
Même dans les équipes agiles, il reste toujours compliqué de donner un feedback d’amélioration, donc plus critique. La crainte de provoquer des tensions au sein de l’équipe et de créer un climat négatif l’emporte sur la volonté de faire progresser ses collègues. Une piste possible serait de se baser sur des exemples précis plutôt que des affirmations très générales hors contexte; cela facilite la compréhension et évite des crispations. En parallèle, les scrum masters devraient se former et disposer de compétences en gestion des conflits pour permettre aux membres de l’équipe d’être critiques tout en conservant un état d’esprit positif.
Trouver le bon format
Par ailleurs, de telles cérémonies apparaissent parfois longues et sans réelle valeur ajoutée pour l’équipe. En effet, les membres de l’équipe qui ne sont pas directement concerné·es par le feedback risquent de s’ennuyer le reste du temps. Le format et la facilitation doivent donc être soigneusement réfléchis pour que chacun·e trouve une plus-value au temps consacré à l’atelier. Plutôt qu’une réunion d’équipe, un feedback en bilatéral pourrait constituer une alternative intéressante, les ateliers d’ensemble étant consacrés à des sujets plus globaux. Les scrum masters que nous avons accompagnés partageaient également cette vision. Ils ont ainsi décidé d'utiliser l'outil Peer Feedback pour rendre les ateliers Team Mastery plus productifs.
Pratique régulière du feedback bilatéral
Par ailleurs, une pratique régulière du feedback bilatéral contribue à l’acceptation de commentaires plus critiques, sans mettre en péril un état d’esprit positif. La personne qui reçoit du feedback est ainsi habituée aux remarques moins positives et en comprend le sens : la faire progresser. Il est également plus facile de gérer ses émotions dans un environnement plus restreint. La personne qui donne le feedback en est consciente et peut donc faire part d’éléments à améliorer. Cela étant, un feedback bilatéral reste très partiel. Il existe des outils, à l’exemple de Peer Feedback et autres outils d’évaluation 360°, pour obtenir des retours dans un cadre serein et disposer d’un aperçu global de sa performance.
Les concepts agiles deviennent de plus en plus fondamentaux :
Si tu souhaites approfondir le sujet, nous te conseillons de lire notre article sur la gestion de la performance agile
