Change Management

Was ist Change Management?

Fusionen, Neuanstellungen, Entlassungen, Prozessumstellungen – Unternehmen sind Teil ständiger Veränderungen. Während die Unternehmen bereits intern mit Reorganisationen konfrontiert sind, verändern sich auch laufend die umgebenden Rahmenbedingungen.

Change-Management bietet Methoden und Ansätze, um Veränderungen an internen und externen Prozessen eines Unternehmens zu begleiten. Eine grosse Herausforderung dabei ist die Überwindung der Widerstände gegen Veränderungen – die sowohl von Individuen, Gruppen, als auch veralteten Systemen und deren Prozessen ausgehen können.

Hier erfährst du, wie du den Wandel im Unternehmen erfolgreich begleitest, was die häufigsten Fehler sind und mit welcher Methode du dafür sorgst, dass die Veränderungen auch nachhaltig beibehalten werden.

Change Management vs. Unternehmenstransformation

In der Literatur wird Change-Management und Transformation meist synonym miteinander verwendet. Wie unterscheidet sich jedoch Change-Management von der Unternehmenstransformation? Während beim Change-Management in der Regel auf Umstände reagiert und die Veränderung mit festem Ziel geplant wird, geht es bei der Transformation in erster Linie um die ganzheitliche Neuerfindung eines Unternehmens. Change-Management kann sich also auf kleinere Prozesse beziehen, bei der Transformation geht es aber um tiefgreifendere Veränderungen über das gesamte Unternehmen hinweg. Die Transformation ist ein langfristiger Prozess, der kein festes Zieldatum hat (Behrend).

«Change fixes the past, transformation creates the future»

Tanmay Vora
Direktor R&D aus Indien

Die 4 häufigsten Gründe, warum Change-Management scheitert

Traditionelles Change-Management setzt oft auf Prinzipien des Projektmanagements mit festen Deadlines, bis wann das Projekt «Veränderung» umgesetzt sein soll. Die Veränderung wird also wie ein definiertes Projekt abgearbeitet mit festen Phasen.

In den letzten Jahren gab es jedoch ein starkes Umdenken im Change-Management: Denn Veränderungen funktionieren dann am besten, wenn sie nicht top-down verordnet, sondern bottom-up agil mitgestaltet werden können. Auch Studien haben gezeigt, dass Veränderungen von unten heraus angetrieben deutlich effektiver umgesetzt werden, da hier die strukturelle Macht der Mitarbeiter:innen genutzt werden kann (Kellogg, 2019).

1. Fehlender Fokus auf die Menschen

Jede Veränderung muss von innen heraus geschehen. Während die Antreibenden des Wandels genau wissen, welche Gründe die Umstellung hat und mit welcher Vision die Entscheidung für die Umorganisation getroffen wurde, kennen die Betroffenen nur selten die Hintergründe. Das Resultat ist fehlende Motivation, die Veränderung voranzutreiben und auch nachhaltig beizubehalten. Weil Mitarbeiter:innen die Treibkraft hinter anhaltendem Wandel sind, müssen vor allem diese von dem Vorhaben überzeugt sein.

2. Keine Reflektion über den Veränderungsprozess

Bei Veränderung ist nicht nur der Blick nach vorne wichtig – sondern auch, zu reflektieren, was bisher geschehen ist und wo Herausforderungen und Hindernisse stecken. Veränderung ist nur selten ein linearer Prozess, sondern funktioniert besser wie eine Art Serie von Feedbackschleifen, in denen man den Weg zum Ziel immer wieder an die Umstände anpasst.

3. Starre Rahmenbedingungen

Fehlende Ressourcen, unzureichende Unterstützung, inflexible Organisationsstruktur – wenn die Rahmenbedingungen für die Veränderung nicht gegeben sind, scheitert das Vorhaben oft schon, bevor es richtig starten konnte. Noch schlimmer wird es, wenn man bereits mitten in der Veränderung steckt und dann die Ressourcen nicht mehr ausreichen, um das Ziel zu realisieren. Deshalb ist es wichtig, vor Start der Veränderung alle notwendigen Rahmenbedingungen abzustecken und grosszügig zu planen.

4. Fehlendes Feedback

Häufig passiert es, dass die Verantwortlichen zu wenig Feedback der Menschen einholen, die direkt von den Veränderungen betroffen sind. Damit fehlt Ihnen der Blick auf ungeplante Konsequenzen und sie können sich so nicht flexibel an neue Herausforderungen anpassen. Bei Veränderungen ist es deshalb sinnvoll, regelmässige Feedbackrunden mit allen Beteiligten durchzuführen.

Um während des Prozesses zu reflektieren, ob die Veränderung effektiv und nachhaltig umgesetzt wird, kann man sich an folgenden Fragen orientieren:

Leitende Fragen während des Veränderungsprozesses:

• Wurden realistische Ziele für die Veränderung gesetzt?
• Kommunizieren die Verantwortlichen die geplanten Veränderungen, deren Hintergründe und deren Zielsetzung effektiv an alle Interessensgruppen?
• Werden alle Interessensgruppen miteinbezogen und kommunizieren auch untereinander während des Prozesses?
• Werden Unsicherheiten adressiert und zielführend behandelt?
• Holen die Verantwortlichen Feedback zum Prozess und Hindernissen ein?

Welche Erfolgsfaktoren gibt es im Change-Management?

Google wird häufig für ihre innovativen und wissenschaftlich getriebenen Praktiken, vor allem auch im Bereich HR, gerühmt. Doch auch Google fand sich in der Situation, dass viele geplanten Veränderungen nur unzureichend oder gar nicht erfolgreich waren. Also testeten sie unterschiedliche Ansätze zur Reorganisation und fanden durch Mitarbeiterumfragen heraus, dass weniger als 50 % der Mitarbeiter:innen die Gründe hinter den Veränderungen verstanden. Ebenso fühlten sich weniger als 50 % der Mitarbeitenden durch die Führungskräfte bei der Transformation inspiriert. Ihre Lösung? Die Mitarbeiter:innen sollten nicht erst ganz am Schluss Teil der Veränderungen sein, sondern gleich von Beginn an einbezogen werden. Anstatt beschlossene Veränderungen umsetzen zu müssen, wurden sie frühzeitig in den 4-schrittigen Entscheidungsprozess integriert:

Die vier zentralen Fragen vor der Veränderung:

• Why? Der Grund für die Veränderungen.
• What? Die Vision, wie es in Zukunft sein soll.
• Who? Zentrale Stakeholder:innen, die von den Veränderungen betroffen sind.
• How? Wie die Veränderung umgesetzt werden soll.

Warum Mitarbeiterumfragen das Schlüsselelement für zielführendes Change-Management sind

Durch die Umstellung des Change-Management Prozesses sorgten sie dafür, dass 100 % aller Manager:innen und 80 % aller Mitarbeiter:innen die Gründe für die Veränderungen verstehen und damit die Veränderungen mit einer Erfolgsrate von 90 % umsetzen konnten. Schlüsselelement war dabei die offene Kommunikation des Teams bei der Beantwortung der zentralen Fragen und regelmässiges Mitarbeiter:innen-Feedback. Denn nur so konnten die wirklich brennenden Probleme aufgedeckt werden und die Strategie daraufhin angepasst werden.

Dank frühzeitiger Einbindung der Mitarbeitenden und regelmässigem Feedback schafft man:

• Nachhaltig begeisterte Mitarbeiter:innen
• Identifikation mit den Unternehmenswerten
• Anhaltenden Kulturwandel, der durch die Mitarbeitenden selbst gestärkt wird

Mut zum Mitgestalten

Veränderung bedeutet für Mitarbeiter:innen oft Verunsicherung und unklare Ziele, weil sie top-down mit finalen Entscheidungen konfrontiert werden. Deshalb ist es umso wichtiger, die Massnahmen gemeinsam zu erarbeiten und den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, das Unternehmen aktiv mitzugestalten und eigene Prozesse und Ideen auszuarbeiten.

Change-Management ist eine machbare Herausforderung, die gut geplant sein sollte. Die grösste Angst hierbei ist, dass es ein Fass ohne Boden und ohne feste Ergebnisse ist. Sirkin, Keenan und Jackson (2005) definierten für das Change-Management folgende Erfolgsfaktoren in Form des DICE.

DICE als Erfolgsfaktoren im Change-Management

• D – Duration: Die Dauer, bis die Veränderungen umgesetzt werden sollen. Bei grossen Veränderungen kann man Zieltermine für grössere Milestones definieren. Eine längere Dauer zum Zieltermin mit häufigen Reviews ist hier Best Practice.
• I – Integrity: Die Integrität des Teams, die Veränderungen in der definierten Zeit umzusetzen.
• C – Commitment: Das Commitment, das Management und das betroffene Team bezüglich der Massnahmen zeigen.
• E – Effort: Der benötigte Aufwand, der zusätzlich zur normalen Arbeit notwendig ist.

Warum Change-Management mehr als Projektmanagement ist

Veränderungen betreffen häufig nicht nur oberflächliche Prozesse, sondern transformieren auch die Art und Weise der Arbeit für die Betroffenen. Somit betrifft Change sowohl die Organisation als solches, aber auch die Individuen und die Teams. Deshalb hat es sich als wirksam erwiesen, Veränderung auf mehreren Ebenen zu betrachten, um einen holistischen Überblick über alle wichtigen Faktoren des Wandels zu erhalten:

• Organisation
• Team
• Individuum

Mit Augenmerk auf diese verschiedenen Ebenen erweitert sich das Verständnis für die Auswirkungen des Changes und helfen somit auch dabei, den Wandel besser zu planen und umzusetzen.

Das Individuum als Zentrum der Veränderung

Transformationsverantwortliche und Change-Manager:innen sollten besonderen Wert darauf legen, wie die Mitarbeiter:innen als Individuen mit Transformationen umgehen. Nur mit dem Blick für die Einzelpersonen ist es möglich, die Veränderung effektiv und nachhaltig umzusetzen. Folgende Fragen helfen dabei, den Blick vom «grossen Ganzen» zu verschieben und zu verdeutlichen, warum das Feingefühl für die Mitmenschen einer der wichtigsten Faktoren im Change-Management ist:

• Wie und mit welchen Faktoren verändert sich das Verhalten eines Individuums? Warum wird Verhalten verändert?
• Auf welche Arten lernen Individuen? Wie werden Verhaltensveränderungen nachhaltig Teil der Persönlichkeit?
• Wie wird Veränderung attraktiv?
• Auf welche Weise erreichen Menschen abgesteckte Ziele?
• Was passiert mit den Menschen während der Veränderung und wie gehen sie damit um?
• Wie unterscheiden sich die Reaktionen auf Veränderungen?
• Was ist die beste Art und Weise, effektiv Veränderungen umzusetzen und was braucht es, um auch in Zukunft den Weg für Veränderungen zu ebnen?

Für weitere Informationen zu diesen Fragen und deren Beantwortung empfehlen wir das Buch The Power of Habit: Why We Do What We Do in Life and Business von Charles Duhigg (2012).

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass häufige Mitarbeiterumfragen und regelmässiges Feedback die Kernelemente für erfolgreiche Veränderungen sind.

Unser Umfragetool Pulse hilft dir dabei, kontinuierliches Feedback von allen Beteiligten zu erhalten. Mit unserem kostenlosen Transformationsfragebogen führst du die Mitarbeitenden souverän durch die Höhen und Tiefen des Change-Prozesses.

Fazit

Für erfolgreiches Change-Management braucht es also mehr als gutes Projektmanagement. Es benötigt feinfühlige Manager:innen, die klar die Gründe und Vision hinter dem Wandel kommunizieren, aber auch agil auf unerwartete Herausforderungen reagieren und dabei die Motivation für alle Beteiligten aufrecht erhalten können.

Das A und O: Ein Bottom-up-Ansatz, bei dem die Mitarbeiter:innen so früh wie möglich in den Prozess integriert werden und regelmässig über die Veränderungen reflektieren können.

Evaluiere vor jeder Veränderung mit deinem Team entlang der Schlüsselfragen Why? What? Who? How?, ob die Veränderung notwendig ist, was die Gründe sind, wie die Zielsetzung aussieht und wie diese erreicht werden kann. Anhand der DICE-Faktoren Duration, Integrity, Commitment, Effort kannst du auswerten, wie erfolgreich die Veränderung umgesetzt wird.

Mit unserem kostenlosen Fragebogen erhältst du ein wertvolles Tool, um dein Team durch den Change Prozess zu begleiten.

Quellen

Hayes, J. (2018). The Theory and Practice of Change Management (5th ed.). London, UK: Palgrave.

Doppler, K. & Lauterburg C. (2008). Change Management. Den Unternehmenswandel gestalten. Frankfurt/New York: Campus Verlag.

Cameron, E. & Green, M. (2020). Making Sense of Change Management (5th ed.). London, UK: KoganPage.

Behrend, F. (n.d.). Change und Transformation – Ein Paar Schuhe? Retrieved from https://transformation.work/blog/impulse/change-und-transformation-ein-paar-schuhe/.

Kellogg, K. C. (2019) How to Orchestrate Change from the Bottom Up. Retrieved from https://hbr.org/2019/02/how-to-orchestrate-change-from-the-bottom-up.

Cornett, I. (2019). 8 Principles for Leading Successfull Organizational Change. Retrieved from https://www.eaglesflight.com/blog/8-principles-for-leading-successful-organizational-change#:~:text=Successful%20organizational%20change%20requires%20a,the%20change%20is%20implemented%20effectively.

Michels, D. (2019). Change Is Changing: Coping With The Death Of Traditional Change Management. Retrieved from https://www.forbes.com/sites/davidmichels/2019/04/22/change-is-changing-coping-with-the-death-of-traditional-change-management/.

Pu, L. & Schramm, L. (2018). Changing the change rules at Google. Retrieved from https://rework.withgoogle.com/blog/changing-the-change-rules-at-google/.