Der ultimative Feedbackgespräch-Guide: Tipps, Ablauf & Vorlagen

Das Feedbackgespräch ist eines der effektivsten Mittel der Personalführung.1 Ein optimales Feedbackgespräch gibt allen Teilnehmenden einen klaren Blick auf die Zusammenarbeit und neue Energie und Motivation für die Zukunft.

Feedbackgespräch: Ziel, Zweck & Nutzen

Wie geht es dir, wenn du an die nächsten Feedbackgespräche mit deinen Mitarbeitenden bzw. Vorgesetzten denkst? Unnötig? Nervig? Zeitverschwendung? Unsicher, wie du so ein Gespräch angehen oder was du davon erwarten sollst?

In einem Feedbackgespräch geben sich Vorgesetzte und Mitarbeitende Feedback zu fachlichen und zwischenmenschlichen Themen.2 Gemeinsam wird ausgewertet, was gut funktioniert, wo die Reise hingehen soll und wo noch Verbesserungspotenziale liegen. Probleme werden an- und durchgesprochen, gemeinsame Lösungen entwickelt und deren Umsetzung geplant. Feedbackgespräche sind eine wertvolle Gelegenheit, um die Leistung und Zusammenarbeit zu verbessern (sind die Jahresgespräche noch zeitgemäss) , und die gemeinsame Weiterentwicklung zu planen.

Ein optimales Feedbackgespräch ist beidseitig: Es ist nicht nur Aufgabe der Vorgesetzten, ihren Mitarbeitenden Feedback zu geben, sondern auch die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, ihren Vorgesetzten Feedback zu geben.3 Ein Feedbackgespräch kann im Übrigen sowohl von Mitarbeitenden als auch von Vorgesetzten zu allen möglichen Themen initiiert werden.

3 Vorteile eines Feedbackgesprächs
Abbildung 1: Warum Feedbackgespräche

Die Lücke schliessen zwischen Selbst- und Fremdbild

Feedbackgespräche sind eine perfekte Möglichkeit, unser Selbstbild zu objektivieren.4 Wir stehen uns oft selbst zu nahe, um unsere Leistungen objektiv bewerten zu können. Es gibt Menschen, die dazu tendieren, ihr eigenes Verhalten überaus kritisch zu bewerten. Einige andere wiederum ziehen unbewusst meist solche Vergleiche, die sie besonders gut aussehen lassen.

Feedbackgespräche ermöglichen es, in geschützter Umgebung zu erfahren, wie unsere Vorgesetzten bzw. Mitarbeitenden uns wahrnehmen.5 So erfahren wir, was diese an uns wertschätzen, was sie an uns stört und was ihre Wünsche, Pläne und Ziele mit uns sind.

Das Ergebnis: Unser Selbstbild wird auf ein realistisches Mass justiert. Dies kann uns beruhigen, desillusionieren und eine realistischere Perspektive geben. Mit Feedbackgesprächen können wir: unsere Arbeitsweise reflektieren, Ziele überprüfen, die Zusammenarbeit besser aufeinander abstimmen und uns persönliche und fachlich weiterentwickeln.

Diese Nutzen sorgen dafür, dass Feedbackgespräche uns unterm Strich nur scheinbar Zeit kosten. Auf Dauer sparen sie durch eine produktivere Zusammenarbeit viel unnötigen Aufwand. Mehr dazu in unserem Fachartikel zum Thema; Warum häufige Feedbackgespräche mit den Kolleg:innen Zeit sparen.

Neue Motivation und Leistungssteigerung

Ein Feedbackgespräch sorgt dafür, dass Wertschätzung besonders klar zur Sprache kommt und langwierige Probleme angesprochen und gelöst werden. Mit dieser Perspektive können Mitarbeitende und Vorgesetzte die alltäglichen Rückmeldungen besser einschätzen. Die Menge des negativen Feedbacks im Alltag reduziert sich dadurch, dass hartnäckige Themen im Feedbackgespräch analysiert und überwunden werden können und das Engagement steigt.

Unternehmen mit hohem Mitarbeiter-Engagement haben im Durchschnitt eine um vierzehn Prozent höhere Produktivität.6 Damit sind Feedbackgespräche für Unternehmen auch finanziell lohnend.

Gegenseitiges Vertrauen & Feedback

Der Zweck eines Feedbackgespräches ist es, wichtige Themen und Fragen beider Seiten offen zu besprechen und damit zukünftig besser zusammen zu arbeiten.

Ein Vertrauensverhältnis zwischen den beteiligten Personen ist absolut essenziell.7 Ohne einen gegenseitigen Glauben an das Wohlwollen des Gegenübers werden die entscheidendsten Themen und Fragen im Zweifelsfall nicht angesprochen. Damit würde jedoch das grösste Potenzial eines Feedbackgesprächs ungenutzt auf der Strecke bleiben.

Eine hilfreiche Haltung für das Feedbackgespräch

Wird ein Feedback nur zu einseitiger Kritik genutzt, liegt in aller Regel kein Vertrauensverhältnis vor. Denn einseitige Kritik unterstellt, dass die kritisierende Person für sich bereits Perfektion beansprucht.

Rein negatives Feedback ist zudem auch nicht vollständig: Qualitatives Feedback umfasst das komplette Spektrum der Wahrnehmung der anderen Person8: Das Positive wie das Negative, differenziert nach Aufgaben, Zielen und dem Umgang miteinander.

Enthält ein Feedbackgespräch nur kritische Äusserungen, würde dies zudem für eine Gewöhnung beim Empfänger der Kritik führen. Dieser wird Strategien entwickeln, um sich zukünftig davor zu schützen.9 Ein ehrlicher, offener Austausch auf Augenhöhe sieht anders aus.

Feedbackgespräch: Zeitpunkt & zeitlicher Umfang

Ein Feedbackgespräch findet idealerweise mehrfach im Jahr statt. Um sich in der Tiefe über relevante Themen austauschen und planen zu können, hat es sich bei uns bewährt, dafür mindestens eine Stunde einzuplanen.

Damit sich sowohl Vorgesetzte, aber auch Mitarbeitende solide auf das Gespräch vorbereiten können, sollte der Termin mindestens mit zwei Wochen Vorlauf geplant werden.

Ablauf: So verläuft ein optimales Feedbackgespräch

Ein klassisches Mitarbeitenden-Feedbackgespräch umfasst, grob gesagt, einen Rückblick auf den vergangenen Zeitraum, einen Ausblick in die Zukunft was Rolle und Aufgaben angeht, sowie einen Austausch über Perspektive und Weiterentwicklung.10 Feedbackgespräche können jedoch auch zu spezifischeren Themen stattfinden und sowohl von Mitarbeitenden als auch von Vorgesetzen initiiert werden.

Erster Punkt: Begrüssung & Gesprächseinstieg

Im ersten Schritt ist es hilfreich, für eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre zu sorgen. Eine freundliche Begrüssung, einen kurzen Überblick über den bevorstehenden Austausch und eine Zusammenfassung des Zwecks des Gespräches sorgen dafür, dass alle Gesprächsteilnehmer ein ähnliches Grundverständnis haben.

Einer etwaigen Unsicherheit bei unserem Gegenüber sollten wir frühzeitig begegnen. Dies können wir zum Beispiel damit tun, indem wir deutlich machen, dass es um eine beidseitige Rückmeldung geht.

Zweiter Punkt: Rückblick & Feedback

Jetzt geht es ans Eingemachte: Bei einem klassischen Mitarbeitenden-Feedbackgespräch wird nun über den vergangenen Zeitraum gesprochen, über die Aufgaben und über die Erreichung der vereinbarten Ziele.

Am elegantesten funktioniert dies, indem wir bereits im Vorfeld die relevanten Themen vereinbaren. So können sich beide Seiten auf das Gespräch vorbereiten.

Für ein klassisches Feedbackgespräch mit Fokus auf Mitarbeitende könnten dies zum Beispiel folgende Fragen sein:

  • Welche vereinbarten Ziele hast du gut erreicht?
  • Welche vereinbarten Ziele hast du nur teilweise erreicht?
  • Welche Ziele hast du gar nicht erreicht?
  • Was für Schlussfolgerungen wollt ihr aus diesen Erkenntnissen gemeinsam ziehen?

-> Notiert eure groben Schlussfolgerungen auf einer gemeinsamen Liste. Diese kommt im weiteren Verlauf noch öfter zum Einsatz.

Die Fragen sind bewusst in der Reihenfolge von «Erfolg» zu «hat noch Verbesserungspotenzial» angelegt. So erhält das Gespräch einen positiven Charakter, indem ihr damit beginnt, die gemeinsamen Erfolge zu feiern. Anschliessend geht ihr dazu über, die Erfolge mit guten Schlussfolgerungen auf die restlichen Fragen in Zukunft noch zu vervielfachen.

Während eines klassischen Feedbackgesprächs ist es hilfreich, wenn Vorgesetzte immer zuerst die Mitarbeitenden erzählen lassen, wie sie eine Angelegenheit sehen. So sorgen wir dafür, dass sie sich als verantwortlich für ihre eigene Entwicklung sehen. Zudem minimiert man damit die eigenen kritischen Anmerkungen. Denn wenn die Mitarbeitenden bereits von sich selbst Dinge einsehen, muss ein Vorgesetzter selbst darüber kaum noch Worte verlieren. Ein solches Verhalten ist hilfreich, um die Beziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden nicht unnötig zu belasten.

Merke: Wir wollen die gemeinsamen Erfolge vervielfachen, nicht Misserfolge zu Tode analysieren.

In einem Feedbackgespräch kann es jedoch auch um andere, spezifischere Themen gehen. Dies wird zum Beispiel oft der Fall sein, wenn Mitarbeitende ein Feedbackgespräch initiieren. Auch hierbei ist es entscheidend, gründlich über die relevanten Themengebiete zu sprechen, um so gemeinsam vom Problem zur Lösung zu gelangen.

Dritter Punkt: Unser Gegenüber um Feedback bitten

In den meisten Fällen wird ein Feedbackgespräch von der Person initiiert, die ihrem Gegenüber Feedback geben möchte. So zum Beispiel von Vorgesetzten, die ihren Mitarbeitenden Feedback geben möchten oder aber Mitarbeitende, die mit Vorgesetzten kritische Punkte besprechen möchten.

Für ein beidseitiges Feedback bietet es sich jedoch an, als Initiator:in des Gesprächs auch unser Gegenüber um Feedback zu bitten.

Im klassischen Mitarbeitenden-Feedbackgespräch wäre ein hilfreiches Thema an dieser Stelle zum Beispiel die Zufriedenheit und Entwicklung des Mitarbeitenden. Als Vorgesetze sollten wir die Gelegenheit nutzen, Mitarbeitende um Feedback zu bitten und so wertvolle Impulse für uns zu erhalten. Anschliessend kannst du deine Mitarbeitenden noch nach ihren Wünschen und Zielen befragen:

  • Was ist deine eigene Vision bzw. was sind deine langfristigen beruflichen Ziele?
  • Wohin möchtest du dich entwickeln? Was wirst du dafür selbst tun? Welche Unterstützung wünschst du dir dafür?
  • Welche anderen Themen, die nicht in den Fragen enthalten sind, möchtest du noch besprechen?

Auch hier könnt ihr direkt nach Lösungen suchen und diese auf der Liste ergänzen, die ihr im letzten Schritt bereits angelegt habt.

Möglicherweise willst du bei diesem Thema auch direkt mögliche Veränderungen kommunizieren, die den Mitarbeitenden betreffen. Wie werden sich die Aufgaben und die Rolle des Mitarbeitenden zukünftig verändern? Welche Aufgaben werden sich reduzieren? Welche Verantwortlichkeiten werden neu dazukommen? Wie denkt der Mitarbeitende darüber?

Am Ende dieser Phase solltet ihr eine gemeinsame, stichpunktartige Liste haben, was Schlussfolgerungen aus dieser und vorherigen Phase angeht. Diese sind aktuell jedoch noch unkonkret, weshalb wir daraus nun verbindliche Ziele bzw. Handlungen machen.

Vierter Punkt: Planung & Ziele

Jetzt werden «Nägel mit Köpfen» gemacht. Aus den gesammelten Stichpunkten können nun konkrete Ziele und Aufgaben für beide Seiten geformt werden. Wichtig dabei ist, dass du nicht nur deinem Gegenüber Verantwortung gibst, sondern – wo sinnvoll – auch dich selbst zu Zielen und Aufgaben verpflichtest. So unterstreichst du nochmals, dass zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit beide Seiten gehören.

Warum ihr erst jetzt im letzten Schritt Ziele vereinbart und nicht schon früher nebenher? Im Laufe eines Gespräches können schnell eine ganze Menge an Themen zusammenkommen. So viele, dass diese nicht alle umsetzbar sind. Indem ihr zunächst die Themen sammelt und erst nachher Ziele formuliert, entdeckt ihr schnell, wenn ihr zu viele oder unwichtige Themen auf der Liste habt. So könnt ihr die Liste reduzieren oder spezifischer definieren, bevor ihr euch einigt.

Fünfter Punkt: Danke & Abschluss

Jetzt hast du die Gelegenheit, das Gespräch mit einer positiven Note abzuschliessen. Bedanke dich für die Offenheit und drücke Freude über die weitere Zusammenarbeit aus. Falls du noch gute Nachrichten für dein Gegenüber hast, kannst du diese ebenfalls nutzen, um einen positiven Schlusspunkt zu setzen.

Problematik: Wie gut kannst du deine Mitarbeitenden einschätzen?

Unser Eindruck von Mitarbeitenden und auch Vorgesetzten ist stark dadurch geprägt, wie unsere Zusammenarbeit mit diesen aussieht. Eine Einschätzung über Verhalten und Leistung eines Mitarbeitenden wird damit von Person zu Person unterschiedlich ausfallen. In einem Feedbackgespräch auf unsere Sicht allein zu vertrauen, birgt damit die Gefahr, wichtige Facetten zu übersehen.

Um ein Feedbackgespräch nicht nur auf unserer subjektiven Meinung aufzubauen, bietet sich die Nutzung cleverer Tools für eine Rundumsicht auf den Mitarbeitenden an. Mit dem von uns entwickelten 360-Grad-Feedbacktool „Pulse Peer Feedback“ lassen sich die Eindrücke vieler Vorgesetzter und Mitarbeitenden zu einer Person zusammentragen – selbstverständlich auf wissenschaftlich fundierter Basis.

Doch mehr als das: Pulse Peer Feedback ermöglicht es dem einzelnen Mitarbeitenden, sich selbst Feedback von Impulsgebern im Arbeitsumfeld einzuholen. Mitarbeitende können sich damit bereits vor einem Feedbackgespräch eine Rundumsicht zu sich einholen – oder dies auch ganz unabhängig von einem Feedbackgespräch jederzeit tun.

Das Ergebnis: Objektivere Rückmeldungen. Eine gute Gesprächsbasis, um tiefer in ein Feedbackgespräch einzusteigen. Ein klarer Blick auf Stärken, Schwächen und Potenziale. Und nicht zuletzt: Eine schnellere Entwicklung des einzelnen Mitarbeitenden. Erfahre jetzt mehr zu Pulse Peer Feedback.

Vorbereitung auf Feedbackgespräche für Vorgesetzte

Ein klassisches Feedbackgespräch, dass quartalsweise oder weniger oft stattfindet, sollte niemals unvorbereitet durchgeführt werden. In einem solchen Gespräch geht es für den Mitarbeitenden um zu viel, als dass dieses improvisiert werden sollte.11

Im Nachfolgenden findest du einige Leitfragen, die dir als Vorgesetzten bei der Vorbereitung helfen können.12

Mitarbeitende:n verstehen

  • Was motiviert ihn / sie?
  • Was scheint ihm / ihr Spass zu machen? Worin ist er / sie besonders gut?
  • Was scheint ihm / ihr nicht so zu liegen? Welchen Grund könnte es dafür geben? Lässt sich dies ändern? Wäre dies sinnvoll?

Leistung & Zielerreichung des Mitarbeitenden

  • Welche Ziele wurden beim letzten Mal miteinander vereinbart?
  • Inwieweit habe ich meinen Teil der Ziele erfüllt?
  • Welche Ziele haben deine Mitarbeitenden gut erreicht? Was sagt das über seine / ihre Stärken aus? Inwieweit haben du bzw. die Organisation davon profitiert?
  • Sind dadurch Veränderungen eingetreten? Wenn ja, welche?
  • Welche vereinbarten Ziele hat dein:e Mitarbeitende:r nur teilweise oder gar nicht erreicht? Welche Elemente sind ihm / ihr gelungen? Was davon ist ihm / ihr nicht so gut gelungen? Woran könnte das gelegen haben? Was spricht dafür, dass dein:e Mitarbeiter:in dies im nächsten Zeitraum schaffen kann? Was dagegen?
  • In welchen Bereichen könntest du oder jemand anderes den Mitarbeitenden zu fachlichen Themen beraten?
  • Welche besonderen Leistungen hat der / die Mitarbeitende:r im letzten Zeitraum noch erbracht? Welchen Beitrag hat er / sie zum Erfolg des Unternehmens beigetragen? Welche konkreten Beispiele und Aussagen von Mitarbeitenden und Kunden gibt es dazu?
  • Was sollte unbedingt beibehalten oder ausgebaut werden? Was sollte reduziert oder gar abgestellt werden?
  • Welche Punkte zu den bereits genannten Fragen können andere Mitarbeitende und Vorgesetzte noch ergänzen?
  • Welche Eigenschaften, Haltungen und Verhaltensweisen sind ausserhalb der Zielerreichung positiv aufgefallen?

Mitarbeitenden-Zufriedenheit & Perspektive

  • Wie läuft es für den Mitarbeitenden allgemein im Team bzw. der Organisation?
  • Welche Ziele habe ich für den / die Mitarbeitende:n?
  • Gibt es neue Aufgabengebiete, die er / sie übernehmen kann und soll? Welche sollen dafür gestrichen werden? Wie wird sich die Rolle des / der Mitarbeitenden sich perspektivisch verändern?

Vorbereitung & Ziele

  • Sind Zeit, Ort und Agenda für das Feedbackgespräch vereinbart bzw. reserviert?
  • Habe ich dafür gesorgt, dass wir dabei ungestört sind?
  • Habe ich alle Unterlagen für das Gespräch beisammen – z.B. Zielvereinbarung, Beurteilungen, Projektberichte etc.?
  • Habe ich alle relevanten Personen zum Feedbackgespräch eingeladen?
  • Habe ich mir einen Gesprächsablauf bereitgelegt? Wie möchte ich praktisch in das Gespräch hineinstarten? Was sind meine Ziele für das Gespräch?

Tipp: Wenn es dir schwerfällt, die Fragen zu beantworten oder unsicher bist, ob deine Annahmen wirklich zutreffen, sprich mit deinen Mitarbeitenden darüber. Je besser ihr euch kennt und vertraut, desto einfacher wird es, gemeinsam zu wachsen.

Vorbereitung auf Feedbackgespräche für Mitarbeitende

Auch Mitarbeitende sollten sich auf Feedbackgespräche vorbereiten. Hier einige Leitfragen dazu.13

Zielerreichung

  • Welche Ziele haben wir beim letzten Feedbackgespräch miteinander vereinbart?
  • Welche der Ziele habe ich gut erreicht? Warum?
  • Welche der Ziele habe ich nur teilweise erreicht? Was ist mir gelungen? Was nicht? Warum?
  • Welche Ziele habe ich nicht erreicht? Warum?

Allgemeine Reflektion

  • Worin bin ich im letzten Zeitraum besser geworden? Welche Punkte haben sich verschlechtert? Woran möchte ich noch arbeiten?
  • Was habe ich im letzten Zeitraum über meine Stärken gelernt?
  • Was waren allgemein dir drei wichtigsten Dinge, die ich im letzten Zeitraum gelernt habe?
  • Welche Tätigkeiten haben mir Energie gegeben?
  • Welche Tätigkeiten haben dir eher Energie genommen?
  • Was habe ich über meine Schwächen gelernt?
  • Was war ausschlaggebend für besonders gute Leistungen?
  • Was war der Grund dafür, wenn meine Ergebnisse mal nicht so gut ausgefallen sind?

Auf Basis der obenstehenden Fragen:

  • Was müsste sich ändern, um verstärkt gemäss meiner Stärken zu arbeiten und besonders gute Leistungen zu bringen? Was möchte ich konkret ändern? Für was benötige ich Unterstützung?
  • Was müsste sich ändern, damit meine Schwächen irrelevant werden würden? Wie kann ich Leistungseinschränkungen überwinden oder wie könnten sie umgangen werden? Was möchte ich selbst konkret ändern? Für was benötige ich Unterstützung?
  • Welche der notierten Punkte möchte ich im Feedbackgespräch ansprechen?

Mitarbeitenden-Zufriedenheit & Perspektive

  • Woran würde ich gerne zukünftig arbeiten?
  • Wo möchte ich mich hin entwickeln?
  • Welches Wissen und welche Fähigkeiten fehlen mir dazu? Wie kann ich mir diese aneignen? Welche Weiterbildungen wären dafür hilfreich?
  • Welche Ziele setze ich mir selbst?
  • Was kann ich für das Unternehmen darüber hinaus beitragen?
  • Welche der notierten Punkte möchte ich im Feedbackgespräch ansprechen?
  • Welche Themen möchte ich darüber hinaus noch ansprechen?

Vorbereitung & Ziele

  • Habe ich mir Stichpunkte zum Thema Zielerreichung, Mitarbeitenden-Zufriedenheit und Entwicklung / Perspektive gemacht?
  • Habe ich mir die Themen notiert, die ich über die allgemeinen Fragen hinaus ansprechen möchte?
  • Welche Ziele habe ich für das Gespräch?
  • Mit welcher Haltung möchte ich in das Feedbackgespräch gehen? Bin ich offen für konstruktives Feedback?

Häufige Fehler bei Feedbackgesprächen

Eine gute Vorbereitung ist bei Feedbackgesprächen die halbe Miete. Es gibt jedoch auch einige Fallen, die es zu vermeiden gilt. Diese beziehen sich oft mehr auf unsere persönliche Sichtweise und Haltung, als auf die konkrete Vorbereitung und Durchführung des Feedbackgespräches.14

Dies sind die häufigsten Fehler bei Feedbackgesprächen:

Fehlende Vorbereitung & Ziele

Ohne Vorbereitung hat ein Feedbackgespräch weder Struktur noch Ziel. Gehe nicht davon aus, dass du die Vorbereitung kurz vor dem Gespräch noch vornehmen kannst. Denn oft kristallisierend sich erst während der laufenden Vorbereitung Punkte heraus, die du als Teil deiner Vorbereitung noch recherchieren, erfragen oder anderweitig vorbereiten solltest. Nimm dir deshalb bewusst bereits ein paar Tage vorher mindestens eine halbe Stunde Zeit, um dich z. B. anhand der obenstehenden Fragen, auf das Gespräch vorzubereiten.

Sich nicht auf das Gegenüber einlassen

Die eigene Vorbereitung kann dich schnell zu dem Eindruck verleiten, dass du bereits alles Relevante weisst. Das Einzige, was es nun noch zu tun gibt, ist deinen Gegenüber diese Dinge zu vermitteln … falsch!

Deine Sicht der Dinge ist nicht mehr als das: deine subjektive Sicht. Es ist nicht nur gut möglich, sondern sehr wahrscheinlich, dass dein Gegenüber valide Punkte mitbringt, die deine Sicht und Schlussfolgerung zurecht herausfordern.

Unser Tipp: Nimm deine Vorbereitung und Notizen als deinen Beitrag mit ins Gespräch, aber sei vor allem am Beitrag deines Gegenübers interessiert.

Übrigens: Die besten Ideen entstehen oft dann, wenn verschiedene Ansichten miteinander kollidieren. Die besten Ideen hat meist nicht jemand von uns, sondern beide zusammen.

Abwehrhaltung & Rechtfertigung

Ein Feedback ist die geäusserte, subjektive Wahrnehmung und Interpretation einer Person – nicht mehr und nicht weniger. Deshalb müssen wir uns vor dieser weder schützen noch uns davor rechtfertigen. Das, was wir tun sollten, ist unserem Gegenüber zuzuhören und anschliessend unsere Sicht auf die Dinge äussern. Zudem: Rückfragen stellen, um mehr zu erfahren und wo Dinge unklar sind.

Das Ziel ist nicht, am Ende recht zu haben. Das Ziel ist, dass wir am Ende beide daraus lernen und besser miteinander arbeiten können.

Den Charakter der Person kritisieren

Ein Grund für eine Abwehrhaltung eines Mitarbeitenden kann sein, dass wir ihre Person bzw. ihren Charakter kritisieren. Unser Feedback sollte sich jedoch immer nur auf unseren subjektiven Eindruck vom Verhalten unseres Gegenübers beziehen, sowie unsere Interpretation davon. Weder sprechen wir Urteile über eine Person aus, noch bewerten wir deren Charakter.

Kritische Themen vermeiden

Je schwieriger es ist, ein Thema anzusprechen, umso wichtiger ist es meist, dass wir es ansprechen. Kritisches unter den Tisch fallen zu lassen ist deshalb meist keine gute Idee.

Tipp: Wenn dir etwas unter den Nägeln brennt, dann ist es wahrscheinlich, dass die andere Person dies auch schon bemerkt hat. Indem du es ansprichst, gibst du euch die Chance, das Thema zu bewältigen. Gleichzeitig zeigst du damit deinem Gegenüber, dass du es ernst nimmst und für reif genug hältst, auch kritische Themen mit dir zu besprechen.

Abstrakte Kritik äussern

Kritik sollte sich immer auf konkretes Verhalten beziehen und auch nicht implizit den Charakter einer Person zu verunglimpfen. Verallgemeinernde Äusserungen mit Worten wie «immer» und «nie» sind nicht hilfreich, um jemanden bei einer Veränderung zu helfen. Nebst dem entsprechen sie meist auch nicht der Realität.

Orientiere dich bei kritischen Äusserungen an der WWW-Methode: Äussere eine konkrete Wahrnehmung, erläutere die Wirkung auf dich bzw. deine Schlussfolgerung daraus in zurückhaltender Form und formuliere dann deinen Wunsch. Lasse jegliches Urteil weg.

Selbstbild als Realität annehmen

Deine Sichtweise auf eine Situation entspricht praktisch nie der Realität. Es gibt Fakten, die du nicht kennst und Gründe, auf die du bisher nicht gekommen bist.

Äussere deine Wahrnehmung, Interpretation und deinen Wunsch. Und dann sei ernsthaft interessiert an der Sichtweise deines Gegenübers und offen dafür, deine Sichtweise zu revidieren.

Unsichere Gesprächsatmosphäre

Wenn wir uns unsicher fühlen, verfallen wir schnell in eine Abwehrhaltung oder versuchen der Situation zu entkommen. Beide Optionen machen aber ein offenes Gespräch unmöglich. Genau deshalb ist eine sichere Gesprächsatmosphäre eine Voraussetzung für eine produktives Feedbackgespräch.

Doch was tun, wenn unser Gegenüber sich offensichtlich nicht mehr sicher fühlt? Eine Methode, um wieder auf sicheren Grund zu gelangen, ist die Crucial-Conversations-Methode, die wir im Artikel Feedback geben: So gibst du hilfreiches Feedback beschrieben haben.

Negativitätsfokus

Wir Menschen tendieren dazu, uns auf Fehler zu fokussieren. In einem Feedbackgespräch sollten jedoch alle relevanten Gesichtspunkte zum Ausdruck kommen.

Tipp: Markiere dir in deinem Notizen für das Feedbackgespräch die positiven und kritischen Punkte in unterschiedlichen Farben. Wie sieht das Verhältnis aus?

Vergangenheitsfokus

Über Fehler zu sprechen kann uns dazu verleiten, nur die Vergangenheit zu diskutieren. Der Zweck eines Feedbackgespräches ist es jedoch, zukünftig besser zusammen zu arbeiten.

Das wir dabei auch in die Vergangenheit schauen, liegt schlicht daran, dass wir daraus für die Zukunft lernen wollen. Dafür ist es jedoch nicht notwendig, dass wir in allen vergangenen Dingen der gleichen Meinung sein müssen. Feedbackgespräche benötigen einiges an Zeit und Energie, sorgen jedoch für neue Klarheit, eine neue Perspektive und neue Motivation auf allen Seiten.

Mit einer guten Vorbereitung und einem gemeinsamen Leitfaden – wie zum Beispiel diesem hier – werden Feedbackgespräche schnell zu einem wichtigen und geschätzten Teil eurer gemeinsamen Weiterentwicklung.

Vom Feedbackgespräch zur Feedbackkultur

Das Etablieren von Feedbackgesprächen ist ein wichtiger Schritt zu einer offenen Teamkultur. Feedbackgespräche haben jedoch den Nachteil, dass sie meist nur im 1:1 stattfinden.

Wenn ganze Teams sich gegenseitig Feedback geben, könnt ihr eure Teamentwicklung nochmals deutlich beschleunigen. Zu diesem Zweck haben wir das Tool Pulse Team Feedback entwickelt. Mit diesem Tool werdet ihr begleitet und erhaltet einen sicheren Rahmen für das gegenseitige Feedback, was eine optimale Vorbereitung auf Feedbackgespräche ermöglicht.

Lerne jetzt Pulse Feedback kennen.

Literaturverzeichnis

1 Kosel, M. (2012). Aktiv und konsequent führen: Gute Mitarbeiter sind kein Zufall. Springer-Verlag.

2 Kretschmann, K. (2022, 12. Mai). Feedbackgespräch: Checkliste für Arbeitgeber. rexx systems. https://www.rexx-systems.com/hr-glossar/feedbackgespraech/

3 Von Kanitz, A. (2020). Feedbackgespräche. Haufe-Lexware.

4 Mai, J. (2021, 9. Juni). Selbstbild und Fremdbild: Zwei Seiten einer Medaille. karrierebibel.de. https://karrierebibel.de/selbstbild-fremdbild/

5 Lorenz, M. & Rohrschneider, U. (2013). Praxishandbuch Mitarbeiterführung: Grundlagen – Führungstechniken – Gesprächsleitfäden. Haufe-Lexware.

6 Harter, B. J. (2022, 13. August). Employee Engagement vs. Employee Satisfaction and Organizational Culture. Gallup.com. https://www.gallup.com/workplace/236366/right-culture-not-employee-satisfaction.aspx

7 Laufer, H. (2005). Grundlagen erfolgreicher Mitarbeiterführung: Führungspersönlichkeit, Führungsmethoden, Führungsinstrumente. GABAL Verlag GmbH.

8 Feedback geben • 10 Feedbackregeln & Beispiele. (o. D.). Studyflix. https://studyflix.de/jobs/karriere-tipps/feedback-geben-3744

9 Mai, J. (2021, 5. Dezember). Sandwich-Kritik: Vergessen Sie das verkleidete Feedback! karrierebibel.de. https://karrierebibel.de/sandwich-kritik/

10 Lehre, N. (2022, 14. Oktober) Mitarbeitergespräch: Begriff, Ablauf, Vorbereitung und Feedback. hiral. https://hiral.de/ratgeber/personalmanagement/mitarbeitergesprach

11 S. (2022, 10. März). Feedback-Gespräch vorbereiten - Tipps, Dos & Don’ts. Honestly. https://www.honestly.de/blog/feedback-gespraech-vorbereiten/

12 Mai, J. (2023, 23. März). Feedbackgespräch: Ablauf, Vorbereitung, Tipps. karrierebibel.de. https://karrierebibel.de/feedbackgespraech/

13 Feedbackgespräch als Mitarbeiter vorbereiten [inkl. Beispiele] (2022, 14. November). workwise. https://www.workwise.io/karriereguide/arbeitsalltag/feedbackgespraech-mitarbeiter

14 Feedbackgespräche und was sie nicht sein sollen. (2022, 4. Mai). Personio. https://www.personio.de/hr-lexikon/feedbackgespraeche-und-was-sie-nicht-sein-sollen/

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Warum Feedbackgespräche