Wie importiere ich Teilnehmer?

Wenn du mehr als eine Handvoll Teilnehmer hast, ist der Import über Excel die beste Option. Folge einfach den nachfolgenden Schritten.

1) Excel-Vorlage herunterladen

Lade die Excel-Vorlage herunter. Durch die Verwendung dieser Vorlage stellst du sicher, dass die Datei die notwendigen Informationen enthält und korrekt formatiert ist.

2) Teilnehmerdaten erfassen

Der erste Schritt besteht darin, eine Liste mit den relevanten Teilnehmerinformationen zu erhalten. Für die meisten Unternehmen kann eine solche Liste aus der HR-Datenbank exportiert werden. Am einfachsten ist es, die Vorlage an jemanden zu schicken, der Exporte aus der HR-Datenbank durchführen kann, und ihn zu bitten, sie auszufüllen.

Gut zu wissen:

  • Nur die Felder Vorname, Nachname und E-Mail sind obligatorisch. Alle anderen Felder sind optional. Sind die optionalen Felder ausgefüllt, bestehen mehr Möglichkeiten bei der Arbeit mit Pulse (siehe unten für Details).
  • Änderungen an deiner Teilnehmerliste kannst du später direkt in Pulse vornehmen (z.B. Fehler korrigieren, Personen anderen Teams zuweisen usw.)
    Hier ist eine Beispielliste. Details zu den verschiedenen Feldern findest du unten.
Abbildung einer Beispiel Liste

Vorname und Nachname

Die Namen der Teilnehmer sind im ganzen Tool wichtig, z.B. in den E-Mails und im Ergebnis-Dashboard. Wenn es mehrere Teilnehmer mit dem gleichen Namen gibt, ist darauf zu achten, dass sie unterschiedliche E-Mail-Adressen besitzen (was in vielen Firmen der Fall ist) und unterschiedliche Teilnehmernummern verwenden.

E-Mail

Stelle sicher, dass jede E-Mail-Adresse nur einmal aufgeführt wird. E-Mail-Adressen sollten auch keine Sonderzeichen (z.B. ö, ä, ç) enthalten. Pulse kann damit umgehen, aber die meisten Systeme können es nicht. Gibt es eine E-Mail-Adresse mit einem Sonderzeichen, ist das wahrscheinlich ein Fehler.

Teilnehmernummer (optional)

Die Teilnehmernummer ist eine Nummer, die für jeden Teilnehmer eindeutig ist (z.B. Mitarbeiternummer). Diese ermöglicht, die Historie der Teilnehmer zu bewahren, auch wenn diese ihren Namen oder ihre E-Mail-Adresse ändern (z. B. bei Heirat). Mit anderen Worten, die Teilnehmer können weiterhin alle Kommentare ihrer Teamkollegen mit Namen und Fotos sehen, die vor der Änderung ihres Namens oder ihrer E-Mail-Adresse eingereicht wurden. Diese Nummer sollte sich für einen bestimmten Benutzer nicht ändern. Es ist auch möglich nur Text oder eine Kombination aus Zahlen und Text zu verwenden.

Team (optional)

Die Zuweisung von Teilnehmern zu Teams hat zwei Vorteile:

  1. Die Ergebnisse können für jedes Team angezeigt werden (zusätzlich zu den Gesamtergebnissen).
  2. Die Kommentare werden mit Namen und Foto nur den Teammitgliedern und in anonymisierter Form allen anderen gezeigt.

Du kannst anhand der Teams auch eine Hierarchie erstellen. Auf diese Weise kann die Hierarchie der Unternehmen in Pulse abgebildet werden. Dazu listest du alle Teams auf, denen der Teilnehmer angehört. Beginne mit der höchsten Hierarchiestufe und trenne die Teams mit ">" (z.B. Vertrieb > Support > Team Lausanne).

Teilnehmer, die keinem bestimmten Team zugeordnet sind, werden auf der Unternehmensebene (d.h. der obersten Hierarchiestufe) platziert. Ein Beispiel ist der CEO, der normalerweise nicht Teil eines Teams ist.

Gut zu wissen: Ein Teilnehmer kann auch zu mehr als einem Team gehören. In diesem Fall addiere alle Teams des Teilnehmers in derselben Zelle, getrennt durch && (Team 1 && Team 2 usw.).

Sprache (optional)

Wenn du den Teilnehmern eine Sprache zuweist, wird das System automatisch in der richtigen Sprache (einschliesslich E-Mails) angezeigt.

Bitte verwende die folgenden Sprachcodes:

  • Englisch = EN
  • Deutsch = DE
  • Französisch = FR
  • Italienisch = IT

Wenn keine Sprache angegeben ist, wird die Standardsprache verwendet. Diese Sprache wird vom Admin festgelegt. Benutzer können die Sprache direkt in Pulse ändern. Diese Änderung setzt die in der Teilnehmerliste zugewiesenen Sprachen ausser Kraft.

3) Datenbank hochladen

Navigiere im Admin-Bereich zu Teilnehmende und klicke dann auf Teilnehmende hinzufügen. Wähle die Option Mit Excel importieren und folge den Anweisungen.

4) Datenbank überprüfen (optional)

Um sicherzustellen, dass die Teilnehmerdatenbank korrekt ist, kannst du eine Teamübersicht herunterladen. Diese enthält eine Liste aller Teams und deren Mitglieder. Navigiere im Admin-Bereich zu Teilnehmende und klicke auf das Download-Symbol in der Kopfzeile der Teilnehmertabelle. Wähle in der Dropdown-Liste Teamübersicht aus.