Mitarbeiter mit Geschenken

Von Nils Reisen | 4 Minuten Lesezeit

Wer kennt sie nicht, die gute alte Mitarbeiterbefragung? Viele Fragen, viel Aufwand, wenig spürbare Verbesserungen. Bei meinem ehemaligen Arbeitgeber, einem Konzern mit 20’000 Mitarbeitern, hatten wir genau so eine Umfrage. Die Mitarbeiter wurden zu relevanten und weniger relevanten Details befragt, die Ergebnisse waren nicht handlungsleitend und konnten nur selten in wirksame Verbesserungen umgesetzt werden.

Sie erinnerte – und nicht nur in dieser Jahreszeit – etwas an die Wunschliste an den Weihnachtsmann (alias Samichlaus). Die Mitarbeiter gaben Feedback, was nicht gut lief und wo Verbesserungen nötig waren. Der Weihnachtsmann schaute, was er aus seinem Sack zaubern konnte. Im Gegensatz zum richtigen Weihnachtsmann hatte er häufig nicht die richtigen Geschenke dabei.

Warum zeigte die Mitarbeiterumfrage so wenig Wirkung?

Obwohl viel guter Willen vorhanden war und einiges an Zeit und Energie aufgewendet wurde, führte das Feedback nur in wenigen Fällen zu spürbaren Verbesserung. Dabei war doch genau dies das eigentliche Ziel der Umfrage. Woran lag das?

Es wurde ein grundlegendes Marketingprinzip auf den Kopf gestellt: Die falsche Information wurde in der falschen Form zur falschen Zeit an die falsche Person geschickt.

Die falsche Information: Vermutete statt tatsächliche Engagement-Treiber
Es wurden zwar sehr viele Themen abgefragt, durch die Vorgabe über die Fragen wurde der Fokus aber auf vermutete Engagement-Treiber gelegt. Wichtige Aspekte, die nicht abgefragt wurden, konnten so nicht erfasst werden.

Die falsche Form: Fokus auf Zahlen statt auf Ursachen
Die Daten wurden in erster Linie quantitativ erhoben und kommuniziert. Die Gründe für die Bewertungen blieben dabei im Dunkeln. Die starke Zusammenfassung der Ergebnisse war ein weiteres Problem, da so viele wertvolle Informationen verloren gingen.

Zur falschen Zeit: Monate später statt in Echtzeit
Die Auswertung der Umfrage war sehr zeitaufwendig und wurde erst Monate später an die Firma zurückgespielt, dann mussten noch die internen Mühlen durchlaufen werden. Die Mitarbeiter bekamen schlussendlich erst dann eine Rückmeldung, wenn die Umfrage schon Schnee von gestern war.

An die falsche Person: Nur Management und HR (aka Weihnachtsmann) statt alle
Hauptempfänger der Ergebnisse waren Management und HR. Natürlich sollten diese mit den Ergebnissen arbeiten. Das war aber häufig nicht einfach, da viele Hürden bei der täglichen Arbeit lokaler Natur und kontextabhängig waren. Diese konnten nur schwer top-down angegangen werden.

Was wäre, wenn es ein Tool gäbe, …

… mit dem es für alle im Unternehmen einfacher würde, einen guten Job zu machen? Das ist doch das eigentliche Ziel einer Mitarbeiterbefragung. Wir haben uns gefragt, ob wir nicht eine Lösung schaffen können, die es allen im Unternehmen ermöglicht …

  • zu kommunizieren, was sie daran hindert, gute Arbeit zu leisten
  • herauszufinden, was derzeit gut läuft und was verbessert werden muss
  • Massnahmen zu definieren und umzusetzen, die zu spürbaren Verbesserungen führen.

Wir konnten kein derartiges Instrument finden. Daher haben wir es selbst entwickelt und «Pulse» genannt. Und so funktioniert’s:

Die richtige Information: aktuelle Treiber und Hürden
Mit Pulse wollen wir in erster Linie herausfinden, was es den Mitarbeitern leichter macht und was sie daran hindert einen guten Job zu machen. Wir wollen die Themen zutage fördern, die bei den Mitarbeitern aktuell und wichtig sind. Dafür haben wir eine eigene Frage geschaffen, die genau das misst.

Die richtige Form: schriftliches Feedback
Schriftliches Feedback ist eine wertvolle Quelle für ein umfassendes Verständnis der abgegebenen Bewertung und die Identifikation von Ursachen. Zu jeder Frage gibt es daher zwei Freitextfelder (“Mir gefällt, dass …”, “Ich wünsche mir, dass …”) – und ein paar Kniffe, um möglichst viele und konstruktive Freitext-Kommentare zu erhalten. Das funktioniert: Bei Pulse werden nun fast zehn Mal so viele Kommentare verfasst wie bei der klassischen Umfrage.

Zur richtigen Zeit: in Echtzeit
Veränderungen im Unternehmen spielen sich immer rascher ab und das Feedback der Mitarbeitenden hat daher nur ein kurzes «Verfallsdatum». Aktuelle Themen sollten aktuell erkannt und behandelt werden. Daher sieht man bei Pulse die Ergebnisse in Echtzeit, direkt nach dem Ausfüllen der Umfrage.

An die richtige Person: Fokus auf Teams
Die Feedbacks der Mitarbeitenden werden am besten von den Kollegen in ihrem direkten Arbeitsumfeld verstanden. Diese sind in der Lage, die Rückmeldungen im Kontext zu verstehen, grundlegende Ursachen zu identifizieren und effektive Verbesserungen voranzutreiben.
Die Feedbacks müssen daher für alle im Unternehmen zugänglich sein. Und zwar in einem Format, das eine weiterführende Diskussion und aktive Umsetzung von Verbesserungen ermöglicht. Daher werden bei Pulse die eigenen Kommentare für Teammitglieder mit Namen und Foto angezeigt, für alle anderen in anonymer Form.

Pulse ist bottom-up, nicht top-down

Anders als klassische Mitarbeiterbefragungen funktioniert Pulse nicht top-down, sondern bottom-up. Das heisst, die Mitarbeiter werden nicht nur befragt, sondern arbeiten auch aktiv mit den Ergebnissen. Sie besprechen die Feedbacks im Team und definieren jeweils, was sie verändern möchten und wie. Statt eine Wunschliste an den Weihnachtsmann zu schreiben, gestalten sie ihre Zusammenarbeit und ihr Arbeitsumfeld – so wie es für sie in ihrem Kontext am sinnvollsten ist. Ans Management wenden sie sich erst dann, wenn sie vor Hindernissen stehen, die sie selbst nicht lösen können (z. B. übergreifende Tools oder Prozesse). Und das meistens gleich mit konkreten Vorschlägen, was zu tun ist.

Das Ergebnis? Pulse ist mittlerweile bei vielen Firmen im Einsatz. Mehr Informationen zu Pulse gibt es auf unserer Webseite, ein persönliches Gespräch auf Anfrage.

In diesem Sinne, fröhliche Weihnachten!

Illustration mit einem Brief im offenen Couvert

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