Erfolgreiche Mitarbeiterbefragung in sechs Schritten

In diesem Artikel erfährst du, wie du in 6 Schritten eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung durchführst. Du erhältst nicht nur wertvolle Tipps, sondern auch einen hilfreichen Praxisleitfaden. Let’s go!

1. Ziel der Mitarbeiterbefragung festlegen

Bevor du dich mit der Befragung im Detail auseinandersetzt, solltest du im Vorfeld klären, welche Ziele du mit der Mitarbeiterbefragung erreichen möchtest.

Diese Tabelle gibt dir eine Übersicht über mögliche Ziele einer Mitarbeiterbefragung.

Ziel	Erläuterung
Am Pulse der Mitarbeiter:innen bleiben	Du möchtest erfahren, wie es den Mitarbeiter:innen in deinem Unternehmen geht und wo sie aktuell Hürden haben.
Krisen meistern	Du möchtest deinen Mitarbeiter:innen beistehen und ihnen das nötige Werkzeug für das Meistern der Krise an die Hand geben. Bespiele für Krisen könne sinkende Umsätze, Verlust von Stammkunden oder Epidemien sein. Gerade erleben wir sine solche Krise.
Mitarbeiter-Engagement steigern	Du möchtest gerne das Engagement und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen messen und aktiv fördern. Mehr zum Thema Mitarbeitendenengagement steigern
Transformationen begleiten	Egal ob dein Unternehmen gerade eine Reorganisation, einen Führungswechsel oder eine Fusion durchlebt, du möchtest die Mitarbeiter:innen bei dieser Transformation optimal begleiten. Mehr zum Thema Transformationen begleiten
Kundenzentrierung fördern	Du möchtest die Kundenzentrierung im Unternehmen steigern und sicherstellen, dass der Kunde bei allen Mitarbeiter:innen im Mittelpunkt steht. Mehr zum Thema Kundenzentrierung fördern
Unternehmensstrategie implementieren	Du möchtest, dass eure Unternehmensvision, Mission oder die strategischen Stossrichtungen von den Mitarbeiter:innen gelebt wird. Mehr zum Thema Unternehmensstrategie implementieren
Kultur entwickeln	Du möchtest Firmen-Werte (z. B. «Ehrlichkeit», «Zuverlässigkeit») in deinem Unternehmen verankern und sicherstellen, dass sie von den Mitarbeiter:innen täglich gelebt werden. Mehr zum Thema Kultur entwickeln

Erfahrungstipp: Formuliere die Ziele am besten so konkret wie möglich und definiere schon vorab, wie du die Zielerreichung messen willst. So kannst du nach der Umfrage jeweils einfach beurteilen, ob die Ziele erreicht wurden.

2. Setup der Mitarbeiterbefragung bestimmen

Bevor du dich den Fragen widmest, solltest du zunächst das Setup der Mitarbeiterbefragung bestimmen. Zum Setup gehören die Frequenz (Häufigkeit der Befragung), die Dauer (Zeitraum, in dem an der Befragung teilgenommen werden kann) und die Teilnehmenden (Gruppe der Mitarbeitenden, die zur Umfrage eingeladen werden). Kurz: Frequenz, Dauer & Teilnehmer:innen.

Die Auswahl der Teilnehmenden ist abhängig von den Zielen deiner Befragung. Je nach Ziel empfiehlt es sich, alle Mitarbeitenden (unternehmensweite Themen) oder nur einen Teil des Unternehmens (bereichsspezifische Themen) zu befragen. Wichtig finden wir, wo möglich vollständige Teams zur Befragung einzuladen, damit die Ergebnisse im Anschluss an die Mitarbeiterbefragung in den Teams diskutiert werden können.

An dieser Stelle eignet es sich auch gut, sich erste Gedanken zu machen, was für ein Tool verwendet wird. Sollen die Teams aktiv mit den Ergebnissen arbeiten und bottom-up Verbesserungen umsetzen? Oder ist ein Top-down-Ansatz, bei dem in erster Linie das Projektteam die Ergebnisse analysiert und Massnahmen definiert, besser geeignet? Ist Anonymität ein Muss?

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine Mitarbeiterbefragung, bei welcher alle Feedbacks in Echtzeit einsehbar sind, am wertvollsten ist.

Auf diese Weise können Probleme direkt angegangen werden und nicht erst in einigen Monaten, wenn diese nicht mehr relevant sind.

Mehr zu den Vor- und Nachteilen von Anonymität bei Mitarbeiterbefragungen findest du in unserem Beitrag Mitarbeiterbefragungen müssen anonym sein. Richtig?

3. Themen und Fragen der Mitarbeiterbefragung bestimmen

Nachdem du dir im Klaren bist, welche Ziele du mit der Mitarbeiterbefragung verfolgst und das Setup definiert hast, kannst du dich den Themen der Befragung widmen. Die Themen sollten sich immer auf die Ziele der Mitarbeiterbefragung beziehen.

Das Ziel «Engagement steigern» beinhaltet Themen wie beispielsweise Zusammenarbeit, Führung, Arbeitsinhalt und Arbeitszufriedenheit. Für jedes dieser Themen kannst du nun passende Fragen formulieren.

Tipp: Es gibt zahlreiche Fragebögen im Internet. Häufig musst du nicht das Rad neu erfinden. Falls du das Ziel Transformationen begleiten verfolgst, kannst du diesen Fragebogen zur Hand nehmen.

Die Anzahl der Fragen in einer Mitarbeiterbefragung ist ein entscheidender Punkt. Wir empfehlen in der Regel zwischen zwei bis vier Befragungen pro Jahr. Warum wenige Fragen ausreichen, erfährst du in unserem Video:

Damit du die richtigen Fragen zum richtigen Thema stellst, haben wir für dich einen Leitfaden erstellt. Dieser enthält die wichtigsten Tipps, wie man Fragen so formuliert, dass sie zu wertvollen Erkenntnissen führen.

4. Durchführung für die Mitarbeiterbefragung planen

Nun stehst du vor der Wahl, die Mitarbeiterbefragung selbst durchzuführen oder eine externe Agentur damit zu beauftragen. Um dir diese Entscheidung etwas zu vereinfachen, haben wir für dich die Vor- und Nachteile in einer Tabelle festgehalten.

	Vorteile	Nachteile
Durchführung durch externe Agenturen	Spezialisten für die Erstellung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen Sind neutral und haben einen unvoreingenommenen Blick von aussen Höheres Vertrauen der Mitarbeiter:innen in die Anonymität (falls zutreffend) Übernehmen einen Grossteil der Arbeit	Kennen die Firma nicht (gut genug), was die Auswertung und Interpretation der Ergebnisse erschwert Verwenden meistens eine spezifische Methode und sind weniger flexibel bei der Auswahl des geeigneten Ansatzes Verwenden häufig eher klassische Ansätze (Fokus auf das Messen des Feedbacks und weniger auf das Verbessern)
Eigenständige Durchführung	Volle Flexibilität bei der Auswahl der Methoden und des Vorgehens Gute Kenntnisse der Firma, was hilfreich für die Gestaltung der internen Kommunikation und Auswertung ist Mehr Wirkung, da Befragung und Ergebnisse intern breiter abgestützt sind und mehr Personen involvieren	Aufwändig, da Durchführung, Auswertung und Interpretation der Ergebnisse intern abgewickelt wird Benötigt spezifisches Know-how (gesunder Menschenverstand reicht nicht!) Geeignetes Tool muss ausgewählt, angeschafft und evtl. eingeführt werden

Du hast dich für die externe Agentur entschieden, weisst aber noch nicht mit welcher? Dann sind die folgenden Punkte und Fragen möglicherweise hilfreich für dich.

• Nähe: Kennt die externe Agentur die hiesige Kultur? Hat die externe Agentur Erkenntnisse aus ihrer Arbeit mit anderen Kunden im gleichen Arbeitsumfeld?
• Gestaltung: Wie läuft die Beratung bei der Gestaltung der Befragung ab?
• Kommunikation: Wie läuft die Beratung bei der Kommunikation rund um die Befragung und bei der Arbeit mit den Ergebnissen ab?
• HR-Bereich: Hat die externe Agentur Kompetenzen im HR-Bereich sowie in der Beratung zu verwandten Themen?
• Moderne Ansätze: Verwendet die externe Agentur moderne Ansätzen wie beispielsweise kurze Befragungen?

Beantworte dir doch die folgenden Fragen: Sollen Mitarbeiter:innen in den Prozess einbezogen werden? Willst du, dass bottom-up mit den Ergebnissen gearbeitet wird? Ist eines deiner Ziele, am Puls deiner Mitarbeitenden zu bleiben? Falls du diese Fragen mit «Ja» beantwortet hast, dann könnte unser Feedbacktool Pulse das richtige für dein Unternehmen sein. Schau doch mal rein.

5. Durchführung für die Mitarbeiterbefragung vorbereiten

Damit du voll loslegen kannst, sollten auch wichtige Stakeholder über die Mitarbeiterbefragung informiert sein. Stakeholder können die HR-Leitung, die Führungskräfte oder die Personalvertretung sein. Im Idealfall werden die Stakeholder involviert, sobald das Konzept für die Mitarbeitendenbefragung steht. So kann man schon konkret etwas zeigen und hat auf der anderen Seite noch genug Zeit, auf Feedback zu reagieren.

Feedback ist ein Geschenk. Ihr entscheidet, was ihr damit tut. Ihr seid die Experten. Bleibt eurer Linie treu und prüft das Feedback immer auch vor dem Hintergrund eurer Ziele.

Möchtest du sicherstellen, dass die Personalvertretung auf deiner Seite ist? Dann wirst du in unserem Beitrag Drei Tipps, wie ihr Personalvertreter·innen zu Verbündeten macht fündig.

Nachdem die wichtigsten Stakeholder mit im Boot sind, kannst du die Informationen weiter an die Mitarbeitenden tragen.

Damit du während der Kommunikation an die Mitarbeitenden nichts übersiehst, haben wir die wichtigsten Punkte hier aufgelistet:

• Adressaten: Die Kommunikation richtet sich an Mitarbeitende und die Führungskräfte. Wenn möglich, informiere beide Gruppen separat und verwende jeweils eine zielgruppengerechte Ansprache
• Ziele: Die Ziele der Mitarbeiterbefragung werden deutlich wiedergegeben
• Ablauf: Der Ablauf und der benötige Zeitaufwand ist den Mitarbeitenden klar
• Aufgabenverteilung: Die Aufgaben und Rollen der Mitarbeitenden und Führungskräfte sind klar verteilt (je mehr man eine klare Aufgabe gibt, desto höher ist die Aussicht auf Erfolg)
• Kommunikation: Es wird ausreichend kommuniziert (dieser Punkt wird gerne unterschätzt) und zum richtigen Zeitpunkt (z. B. ein paar Tage vorher, Erinnerungen während der Umfrage und Begleitung bei der Arbeit mit den Ergebnissen nach der Umfrage)

Nun muss nur noch die Mitarbeiterbefragung in dem von dir gewählten Tool oder von der externen Agentur aufgesetzt werden. Danach kann die Mitarbeiterbefragung los gehen!

6. Mitarbeiterbefragung starten

Die Kommunikation, wie z. B. die Vorabinformations- und Einladungs-E-Mails an die Mitarbeiter:innen setzt den Start der Mitarbeiterbefragung. Während der Befragung ist es immer zu empfehlen, die Teams zu begleiten und stets ein offenes Ohr für Fragen zu haben.

Noch ein kleiner aber wichtiger Tipp zum Schluss: Nach der Durchführung der Befragung sollten die Mitarbeiter:innen und Teams mit den Ergebnissen arbeiten. Auch die Kommunikation im Anschluss an die Mitarbeiterbefragung ist von grosser Bedeutung, damit die Mitarbeitenden sich wertgeschätzt fühlen.

Beachte: Messen ist nicht gleich lernen und verbessern.

Erst wenn die Ergebnisse auf verschiedenen Ebenen im Unternehmen im Detail analysiert und diskutiert werden, kann die nötige Wissensgrundlage geschaffen werden, um sinnvolle und effektive Verbesserungen zu definieren und umzusetzen. Eine konkrete Anleitung, wie Teams ihre Ergebnisse besprechen können, findet ihr in unserem Leitfaden.

Fazit – alles im Überblick

Wie du siehst, ist das Planen, Erstellen und Durchführen einer Mitarbeiterbefragung kein Hexenwerk. Natürlich gibt es einige Faktoren, welche du im Vorfeld berücksichtigen solltest, da man sonst schnell ins Stolpern kommt. Insbesondere die Formulierung von Fragen der Mitarbeiterbefragung benötigt nicht nur Wissen sondern auch Erfahrung. In unserem Praxisleitfaden für wirksame Mitarbeiterbefragungen haben wir alle wichtigen Punkte zusammengestellt, damit bei der Planung, der Durchführung und der Ergebnisdiskussion sicher nichts vergessen geht.

In unserem Leitfaden erhältst du wertvolle Tipps, wie du einfach und schnell wirksame Fragen für deine Mitarbeiterbefragung formulieren kannst. Anhand von Bespielen von gelungen Fragen zu den jeweiligen Themen lernst du, wie du Fragen formulieren kannst und worauf du achten musst, so dass diese für die Teilnehmer:innen der Mitarbeiterbefragung verständlich sind. Du kannst dir diesen gerne zur Hand nehmen, falls du in diesem Bereich noch Hilfe benötigst.